Tabelle Pivot in Excel: Come Funzionano e Quando Usarle
Guida pratica alle tabelle pivot in Excel italiano: come crearle, strutturarle e usarle per analizzare dati senza scrivere una sola formula.
La funzione che tutti dovrebbero conoscere
Le tabelle pivot sono probabilmente la cosa piu utile in Excel dopo le formule di base - eppure molte persone che usano Excel da anni non le hanno mai toccate. O le hanno viste una volta, hanno avuto l'impressione che fossero complicate, e sono tornate a fare i totali a mano con SOMMA.SE. Un peccato enorme, perche una volta che capisci la logica, creare una pivot richiede letteralmente trenta secondi.
Il concetto di base e questo: hai una tabella di dati grezza e vuoi riorganizzarla per vedere i totali, le medie, i conteggi da diverse angolature. La pivot lo fa in automatico, senza formule, e puoi riorganizzarla trascinando i campi.
Quando ti serve una tabella pivot
Hai 2000 righe di ordini con colonne: data, venditore, prodotto, regione, importo. Vuoi rispondere a domande come:
- Quanto ha venduto ogni venditore nel trimestre?
- Qual e il prodotto piu venduto per regione?
- Come si distribuiscono le vendite mese per mese?
Senza pivot dovresti scrivere decine di SOMMA.PIU.SE con combinazioni diverse. Con la pivot trascini i campi e in dieci secondi hai la risposta. E se la domanda cambia, riorganizzi la pivot invece di riscrivere le formule.
Come creare una tabella pivot: passo per passo
Passo 1: prepara i dati. La tua tabella deve avere una riga di intestazione in cima (i nomi delle colonne: Data, Venditore, Prodotto, ecc.) e nessuna riga o colonna vuota nel mezzo. Questo e fondamentale - le righe vuote spezzano la pivot.
Passo 2: seleziona una cella qualsiasi dentro la tabella dei dati. Non serve selezionare tutto - Excel riconosce automaticamente i bordi della tabella.
Passo 3: vai su Inserisci → Tabella pivot.
Excel ti chiede dove mettere la pivot: in un nuovo foglio o nel foglio corrente. La maggior parte delle volte conviene usare un nuovo foglio per tenere le cose separate.
Passo 4: usa il riquadro dei campi sulla destra. Qui trovi l'elenco di tutte le colonne della tua tabella. Trascina i campi nelle quattro aree:
- Righe: i valori che vuoi vedere come righe (es. Venditore)
- Colonne: i valori che vuoi vedere come colonne (es. Mese)
- Valori: i numeri da aggregare (es. Importo - Excel lo somma automaticamente)
- Filtri: criteri per filtrare tutto il rapporto (es. Regione)
Passo 5: leggi il risultato. Hai gia una tabella con i totali per venditore, suddivisi per mese. Nessuna formula.
Cambiare il tipo di calcolo
Per default Excel somma i valori numerici. Ma puoi cambiare: clicca su un numero nella zona Valori, poi "Impostazioni campo valore". Da li puoi scegliere Conteggio, Media, Massimo, Minimo, e altri.
Un caso tipico: hai una lista di ordini e vuoi sapere quanti ordini ha fatto ogni cliente (non la somma, proprio il conteggio). Trascina l'ID ordine nell'area Valori e imposta il calcolo su Conteggio.
Aggiornare i dati
La pivot non si aggiorna automaticamente quando cambiano i dati di origine. Devi aggiornarla tu: clicco destro sulla pivot, poi "Aggiorna". Oppure vai su Dati → Aggiorna tutto per aggiornare tutte le pivot del file.
Se aggiungi nuove righe alla tabella di origine, la situazione e diversa. Se la tua origine e una Tabella Excel (Inserisci → Tabella), le nuove righe vengono incluse automaticamente al prossimo aggiornamento. Se la tua origine e un semplice intervallo, devi espandere l'intervallo manualmente.
Consiglio pratico: converte sempre la tua tabella di origine in una Tabella Excel prima di creare la pivot. La formattazione e graziosa, ma il vero vantaggio e che si espande automaticamente.
I filtri con il filtro dati (Slicer)
Un tocco che trasforma una pivot da "foglio interno" a "report presentabile": i filtri dati, chiamati Slicer in inglese. Li trovi su Analisi tabella pivot → Inserisci filtro dati. Ti compaiono dei pulsanti grafici con cui filtrare la pivot cliccando invece di usare i menu a tendina.
Se devi presentare i dati a qualcuno che non conosce Excel, gli Slicer rendono il filtro intuitivo. Cliccano sulla regione o sul venditore che vogliono e la pivot si aggiorna. Niente menu, niente istruzioni.
Il limite delle pivot
Le pivot sono fantastiche per aggregare dati esistenti, ma non fanno calcoli personalizzati complessi. Se hai bisogno di una formula particolare (come una media pesata o un calcolo con condizioni incrociate), a volte e piu semplice creare una colonna aggiuntiva nella tabella di origine con quella formula, e poi usare la pivot per aggregarla.
Impara a usare le pivot e risparmierai ore ogni settimana. Non e esagerazione - chiunque lavori con dati in ufficio e le usa ogni giorno smette di farne a meno.
Approfondisci:
- SOMMA.SE, SOMMA.PIU.SE e CONTA.SE — quando le formule sono piu veloci della pivot
- CERCA.VERT vs CERCA.X — per cercare dati in tabelle senza pivot
- Formule di ricerca e riferimento — INDICE, CONFRONTA e tutte le formule di lookup
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